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lunes, 26 de abril de 2010

Recopilación de información: métodos no intrusivos.

MUESTREO
El muestreo es el proceso consistente en seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Cuando dichos elementos se examinan con cuidado, se da por hecho que el análisis revelará información útil de la población en general.

LA NECESIDAD DE MUESTREO

Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendría que seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla o personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen:
1. Reducir costos.
2. Acelerar la recopilación de datos.
3. Mejorar la efectividad.
4. Reducir la parcialidad.
DISEÑO DEL MUESTREO
Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:
1. Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos.
2. Determinar de qué población se van a tomar muestras.
3. Escoger el tipo de muestra.
4. Decidir el tamaño de la muestra.
Cómo decidir el tamaño de la muestra Obviamente, si todos en la población vieran el mundo de la misma forma o si cada uno de los documentos contuviera exactamente la misma información que los demás, sería suficiente un tamaño de uno para la muestra. Puesto que éste no es el caso, es necesario establecer un tamaño de muestra mayor que uno pero menor que el tamaño mismo de la población.
Es importante recordar que en el muestreo es de mayor importancia el número absoluto que el porcentaje de la población. Podemos obtener resultados satisfactorios con un muestreo de 20 personas de 200 o con uno de 20 de 2,000,000.

DECISIÓN DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA

Con frecuencia, el tamaño de la muestra depende del costo involucrado o del tiempo requerido por él analista de sistemas, o incluso del tiempo que tengan las personas de la organización.
El analista de sistemas debe seguir siete pasos, algunos de los cuales son juicios subjetivos, para determinar el tamaño de la muestra requerido:
1. Determinar el atributo (en este caso, el tipo de errores que se buscará).
2. Localizar la base de datos o informes en los cuales se puede encontrar el atributo.
3. Examinar el atributo. Calcular p, la proporción de población que tiene el atributo.
4. Tomar la decisión subjetiva con respecto a la estimación del intervalo aceptable, i.
5. Seleccionar el nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza (valor z) en una tabla.
6. Calcular crp, el error estándar de la proporción.

Una buena regla general es entrevistar a por lo menos tres personas de cada nivel de la organización y por lo menos a una de cada área funcional de la organización [como se describió en el capítulo 2) que estarán involucradas directamente con un sistema nuevo o actualizado.
INVESTIGACIÓN

Conforme el analista de sistemas se esfuerza por entender la organización y sus requerimientos de información, es importante que examine los diferentes tipos de datos reales que ofrecen información no disponible a través de ningún otro método de recopilación de datos. Los datos reales revelan en dónde está la organización y hacia dónde creen sus miembros que se dirige. Para conjuntar un panorama preciso, el analista necesita examinar datos reales tanto cuantitativos como cualitativos.


ANÁLISIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS
En todas las empresas existen muchos documentos cuantitativos disponibles para su interpretación, y entre ellos se incluyen informes usados para la toma de decisiones, informes de desempeño, registros y una variedad de formularios. Todos estos documentos tienen un propósito y un público específicos a los cuales van dirigidos.

Tales informes ayudan al tomador de decisiones a identificar fácilmente las tendencias.
Los informes de producción incluyen costos recientes, inventario actual, mano de obra reciente e información de las instalaciones.

Informes de desempeño La mayoría de estos informes reflejan el desempeño real versus el desempeño deseado. Una función importante de los informes de desempeño es evaluar la dimensión de la brecha entre el desempeño real y el deseado.
Formularios de captura de datos Antes de que empiece a cambiar los flujos de información en la organización, necesita entender el sistema actual.
Los formularios en blanco, junto con sus instrucciones de llenado y distribución, se pueden comparar con los formularios contestados para averiguar si alguno de sus elementos de datos queda regularmente sin respuesta.

ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS CUALITATIVOS

Los documentos cualitativos incluyen mensajes de correo electrónico, memorandos, carteles en los tableros de anuncios y en las áreas de trabajo, páginas Web, manuales de procedimientos y manuales de políticas. Hay razón para ello. Algunos lineamientos pueden ayudar a los analistas a seguir un enfoque sistemático en esta clase de análisis:
1. Examine los documentos en busca de metáforas clave u orientadoras.
2. Busque una mentalidad de internos contra externos o de "nosotros contra ellos".
3. Liste los términos que caractericen lo bueno o lo malo y que aparezcan repetidamente en los documentos.
4. Busque mensajes y gráficos significativos colocados en áreas comunes o en páginas Web.
5. Identifique el sentido del humor, si lo hay.

Manuales Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son los manuales de la organización, incluyendo los manuales de procedimientos de operación de las computadoras y los manuales en línea.
Manuales de políticas El último tipo de documento cualitativo que consideraremos es el manual de políticas. El examen de las políticas permite al analista de sistemas comprender los valores, actitudes y creencias que guían a la corporación.

OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DEL TOMADOR DE DECISIONES
La observación del tomador de decisiones y su entorno físico son métodos no intrusivos importantes para el analista de sistemas. Al observar las actividades del tomador de decisiones, el analista busca darse una idea de lo que realmente se hace, no sólo de lo que se documenta o explica. Además, al observar al tomador de decisiones, el analista trata de ver personalmente las relaciones que existen entre el tomador de decisiones y los demás miembros de la organización.

OBSERVACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE TOMA DE DECISIONES DE UN GERENTE TÍPICO
El analista de sistemas se vale de entrevistas y cuestionarios interactivos para entender adecuadamente la manera en que los gerentes describen su trabajo. Sin embargo, la observación permite al analista ver personalmente la manera en que un gerente recopila, procesa, comparte y usa la información para realizar su trabajo.

OBSERVACION DEL ENTORNO FISICO
La observación de las actividades de los tomadores de decisiones es sólo una forma de evaluar sus requerimientos de información. La observación del entorno físico en el cual se desempeñan los tomadores de decisiones también pone de manifiesto muchos de sus requerimientos de información.

OBSERVACIÓN ESTRUCTURADA DEL ENTORNO (STROBE)
Los críticos de cine a veces recurren a una forma de crítica estructurada conocida como análisis de escenario para evaluar sistemáticamente lo que hay en una sola toma de la película.
Revisan la edición, el ángulo de la cámara, la decoración del set y a los actores y su vestuario para descubrir si le están dando forma al contenido de la película como el director lo desea. A veces el escenario de la película no corresponde con lo que se dice en el diálogo.
El analista de sistemas puede asumir un papel similar al del crítico de cine para el análisis de los requerimientos de información. A menudo es posible observar las circunstancias del entorno que confirmarán o negarán el discurso

El método para la Observación Estructurada del Entorno (STRuctured OBservation of the Environment) se conoce como STROBE. La aplicación exitosa del STROBE requiere que el analista observe explícitamente siete elementos concretos que por lo general se encuentran en las oficinas.

Ubicación de la oficina
Uno de los primeros elementos que el analista de sistemas debe observar es la ubicación de la oficina de un tomador de decisiones específico con respecto a otras oficinas. Las oficinas accesibles tienden a aumentar la frecuencia de la interacción y los mensajes informales, mientras que las oficinas inaccesibles tienden a disminuir la frecuencia de la interacción y a aumentar los mensajes orientados a las tareas.
Colocación del escritorio
La colocación de un escritorio en la oficina puede ofrecer pistas sobre la manera en que el tomador de decisiones ejerce su autoridad. Los ejecutivos que confinan a un visitante a un espacio reducido y con la espalda a la pared mientras ellos tienen exceso de espacio, adoptan la posición de autoridad más fuerte posible. Un ejecutivo que coloca su escritorio frente a la pared con una silla al lado para un visitante estimula la participación y los intercambios equitativos. El analista de sistemas debe observar la distribución de los muebles de la oficina y en particular la colocación del escritorio.

Equipo fijo de oficina
Archiveros, libreros y otro equipo grande para almacenar artículos se incluyen en la categoría de equipo fijo de oficina. Si no hay tal equipo, es probable que el tomador de decisiones almacene muy pocos artículos de información por sí mismo. Si hay una abundancia de tal equipo, se asume que el tomador de decisiones almacena y valora mucha información.

Accesorios
El término accesorios se refiere a todo el equipo pequeño usado para procesar información, incluso las computadoras de bolsillo, calculadoras, PCs, plumas, lápices y reglas. La presencia de computadoras de bolsillo, calculadoras y PCs sugiere que un tomador de decisiones que posee dicho equipo es más probable que lo use personalmente que uno que debe salir de la oficina para usarlo.

Fuentes externas de información
Un analista de sistemas necesita saber qué tipo de información usa el tomador de decisiones. La observación del tipo de publicaciones almacenadas en la oficina puede revelar si el tomador de decisiones recurre a información externa (en revistas de comercio, recortes de periódico sobre otras compañías de la industria, etc.) o se basa más en la información interna (informes de la compañía, correspondencia de la oficina, manuales de políticas). El analista también debe observar si el tomador de decisiones prefiere conseguir información externa en la Web.

Iluminación y color de la oficina
La iluminación y el color juegan un papel importante en la manera en que un tomador de decisiones recopila información. Una oficina con iluminación cálida y radiante indica una tendencia hacia la comunicación más personal. Un ejecutivo en una oficina iluminada cálidamente recopilará más información de manera informal, mientras que otro miembro de la organización que trabaja en una oficina iluminada con gran colorido podría recopilar información a través de memorandos más formales e informes oficiales.
Vestimenta de los tomadores de decisiones
Se ha escrito mucho sobre la vestimenta de los ejecutivos y demás personal con algún grado de autoridad. El analista de sistemas puede darse una idea de la credibilidad de los gerentes de la organización al observar la vestimenta que usan en el trabajo. El traje de dos piezas para un hombre o el traje con falda para una mujer representan la máxima autoridad, de acuerdo con algunos investigadores que han estudiado las percepciones sobre la apariencia de los ejecutivos. El hecho de que los líderes vistan de manera casual tiende a abrir las puertas para una toma de decisiones más participativa, pero a menudo propicia la pérdida de credibilidad en la organización si la cultura predominante valora la ropa tradicional y conservadora.
Mediante el STROBE, el analista de sistemas puede darse una mejor idea de la manera en que los gerentes recopilan, procesan, almacenan y usan la información.

APLICACIÓN DEL STROBE
Una forma de implementar el STROBE es mediante el uso de una lista de verificación anecdótica con símbolos taquigráficos. Este enfoque del STROBE fue útil para determinar los requerimientos de información de cuatro tomadores de decisiones importantes en una tienda de ropa.

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