ENFOQUE DEL FLUJO DE DATOS PARA DETERMINAR LOS REQUERIMIENTOS
El analista de sistemas puede elaborar una representación grafica de los procesos que se realizan con los datos en toda la organización, mediante una técnica de análisis estructurada llamada diagramas de flujo de datos (DFDs). Con el uso de tan sólo cuatro símbolos, el analista de sistemas puede crear una descripción gráfica de los procesos que, con el tiempo, contribuirán a desarrollar una sólida documentación del sistema.
VENTAJAS DEL ENFOQUE DEL FLUJO DE DATOS
El enfoque del flujo de datos posee cuatro ventajas principales sobre las explicaciones descriptivas en relación con la forma en que los datos se mueven a través del sistema:
1. Libertad para emprender la implementación técnica del sistema en las etapas tempranas.
2. Una comprensión más profunda de la interrelación entre sistemas y subsistemas.
3. Comunicar a los usuarios el conocimiento sobre el sistema actual mediante diagramas de flujo de datos.
4. Análisis de un sistema propuesto para determinar si se han definido los datos y procesos necesarios.
CONVENCIONES USADAS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
En los diagramas de flujo de datos se usan cuatro símbolos básicos para graficar el movimiento de los datos: un cuadrado doble, una flecha, un rectángulo con esquinas redondeadas y un rectángulo abierto (cerrado en el lado izquierdo y abierto en el derecho),
Con la combinación de estos cuatro símbolos se puede describir gráficamente un sistema completo y varios subsistemas.
Un rectángulo con esquinas redondeadas se usa para mostrar la presencia de un proceso de transformación. Los procesos siempre denotan un cambio en los datos o una transformación de éstos; por lo tanto, el flujo de datos que sale de un proceso siempre se designa de forma diferente al que entra en él. Los procesos representan trabajo que se realiza en el sistema y se deben nombrar usando uno de los formatos siguientes.
Un nombre claro permite reconocer fácilmente lo que hace un proceso.
1. A los procesos de alto nivel asígneles el nombre del sistema. Por ejemplo, SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.
2. Para nombrar un subsistema principal, use un nombre como SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS o SISTEMA DE CUMPLIMIENTO DE PEDIDOS DEL CLIENTE EN INTERNET
3. Para los procesos detallados use un formato de sustantivo-verbo-adjetivo. El sustantivo indica cuál es el resultado principal del proceso, tal como INFORME o REGISTRO. El verbo describe el tipo de actividad, tal como CALCULAR, VERIFICAR, PREPARAR,
IMPRIMIR o AGREGAR.
DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
Los diagramas de flujo de datos se pueden y deben dibujar de manera sistemática para desarrollar eficazmente diagramas de flujo de datos. Primero, el analista de sistemas necesita visualizar los flujos de datos desde una perspectiva jerárquica de arriba hacia abajo.
CREACIÓN DEL DIAGRAMA DE CONTEXTO
El diagrama de contexto es el nivel más alto en un diagrama de flujo de datos y contiene un solo proceso, que representa a todo el sistema. Al proceso se le asigna el número cero.
En el diagrama de contexto se muestran todas las entidades externas, así como también los flujos de datos principales que van desde y hacia dichas entidades.
DIBUJO DEL DIAGRAMA 0 (EL SIGUIENTE NIVEL)
El Diagrama 0 es la ampliación del diagrama de contexto y puede incluir hasta nueve procesos. Si se incluyen más procesos en este nivel se producirá un diagrama difícil de entender.
Por lo general, cada proceso se numera con un entero, empezando en la esquina superior izquierda del diagrama y terminando en la esquina inferior derecha. En el Diagrama 0 se incluyen los principales almacenes de datos del sistema (que representan a los archivos maestros) y todas las entidades externas. La figura 7.3 representa gráficamente el diagrama de contexto y el Diagrama 0.
Debido a que un diagrama de flujo de datos es bidimensional (en lugar de lineal), usted puede empezar en cualquier punto del diagrama e ir hacia adelante o hacia atrás. Si no está seguro de lo que podría incluir en cualquier punto, tome una entidad externa, un proceso o un almacén de datos diferente y empiece a dibujar el flujo a partir de él:
VENTAJAS DEL ENFOQUE DEL FLUJO DE DATOS
El enfoque del flujo de datos posee cuatro ventajas principales sobre las explicaciones descriptivas en relación con la forma en que los datos se mueven a través del sistema:
1. Libertad para emprender la implementación técnica del sistema en las etapas tempranas.
2. Una comprensión más profunda de la interrelación entre sistemas y subsistemas.
3. Comunicar a los usuarios el conocimiento sobre el sistema actual mediante diagramas de flujo de datos.
4. Análisis de un sistema propuesto para determinar si se han definido los datos y procesos necesarios.
CONVENCIONES USADAS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
En los diagramas de flujo de datos se usan cuatro símbolos básicos para graficar el movimiento de los datos: un cuadrado doble, una flecha, un rectángulo con esquinas redondeadas y un rectángulo abierto (cerrado en el lado izquierdo y abierto en el derecho),
Con la combinación de estos cuatro símbolos se puede describir gráficamente un sistema completo y varios subsistemas.
Un rectángulo con esquinas redondeadas se usa para mostrar la presencia de un proceso de transformación. Los procesos siempre denotan un cambio en los datos o una transformación de éstos; por lo tanto, el flujo de datos que sale de un proceso siempre se designa de forma diferente al que entra en él. Los procesos representan trabajo que se realiza en el sistema y se deben nombrar usando uno de los formatos siguientes.
Un nombre claro permite reconocer fácilmente lo que hace un proceso.
1. A los procesos de alto nivel asígneles el nombre del sistema. Por ejemplo, SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.
2. Para nombrar un subsistema principal, use un nombre como SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS o SISTEMA DE CUMPLIMIENTO DE PEDIDOS DEL CLIENTE EN INTERNET
3. Para los procesos detallados use un formato de sustantivo-verbo-adjetivo. El sustantivo indica cuál es el resultado principal del proceso, tal como INFORME o REGISTRO. El verbo describe el tipo de actividad, tal como CALCULAR, VERIFICAR, PREPARAR,
IMPRIMIR o AGREGAR.
DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
Los diagramas de flujo de datos se pueden y deben dibujar de manera sistemática para desarrollar eficazmente diagramas de flujo de datos. Primero, el analista de sistemas necesita visualizar los flujos de datos desde una perspectiva jerárquica de arriba hacia abajo.
CREACIÓN DEL DIAGRAMA DE CONTEXTO
El diagrama de contexto es el nivel más alto en un diagrama de flujo de datos y contiene un solo proceso, que representa a todo el sistema. Al proceso se le asigna el número cero.
En el diagrama de contexto se muestran todas las entidades externas, así como también los flujos de datos principales que van desde y hacia dichas entidades.
DIBUJO DEL DIAGRAMA 0 (EL SIGUIENTE NIVEL)
El Diagrama 0 es la ampliación del diagrama de contexto y puede incluir hasta nueve procesos. Si se incluyen más procesos en este nivel se producirá un diagrama difícil de entender.
Por lo general, cada proceso se numera con un entero, empezando en la esquina superior izquierda del diagrama y terminando en la esquina inferior derecha. En el Diagrama 0 se incluyen los principales almacenes de datos del sistema (que representan a los archivos maestros) y todas las entidades externas. La figura 7.3 representa gráficamente el diagrama de contexto y el Diagrama 0.
Debido a que un diagrama de flujo de datos es bidimensional (en lugar de lineal), usted puede empezar en cualquier punto del diagrama e ir hacia adelante o hacia atrás. Si no está seguro de lo que podría incluir en cualquier punto, tome una entidad externa, un proceso o un almacén de datos diferente y empiece a dibujar el flujo a partir de él:
1. Empiece con el flujo de datos de una entidad en el lado de la entrada. Haga preguntas tales como: "¿Qué sucede con los datos que entran en el sistema?" "¿Se almacenan?" "¿Esta entrada es para varios procesos?"
2. Trabaje hacia atrás a partir de un flujo de datos de salida. Examine los campos de salida de un documento o pantalla.
3. Examine el flujo de datos desde o hacia un almacén de datos. Pregunte: "¿Qué procesos ponen los datos en el almacén?" o "¿Qué procesos usan los datos?" Observe que un almacén de datos utilizado en el sistema en el que esté usted trabajando podría ser producido por un sistema diferente.
2. Trabaje hacia atrás a partir de un flujo de datos de salida. Examine los campos de salida de un documento o pantalla.
3. Examine el flujo de datos desde o hacia un almacén de datos. Pregunte: "¿Qué procesos ponen los datos en el almacén?" o "¿Qué procesos usan los datos?" Observe que un almacén de datos utilizado en el sistema en el que esté usted trabajando podría ser producido por un sistema diferente.
4. Analize un proceso bien definido. Vea qué entrada de datos necesita el proceso y qué salida produce. Después vincule la entrada y la salida con los almacenes de datos y las entidades adecuadas.
5. Tome nota de cualquier área confusa en donde no esté seguro de lo que se debe incluir o de la entrada o la salida que se requiera. Al conocer las áreas problemáticas podrá realizar una lista de preguntas para las entrevistas de seguimiento con los usuarios clave.
CREACIÓN DE DIAGRAMAS HIJOS (NIVELES MÁS DETALLADOS)
El proceso del Diagrama 0 a partir del cual se realiza la ampliación se llama proceso padre, y el diagrama que se produce se llama diagrama hijo. La regla principal para crear diagramas hijos, el equilibrio vertical, estipula que un diagrama hijo no puede producir salida o no puede recibir entrada que el proceso padre no produzca o reciba también.
Los procesos se podrían ampliar o no ampliar, dependiendo de su nivel de complejidad. Cuando no se amplía un proceso, se dice que es funcionalmente primitivo y se llama proceso primitivo.
REVISIÓN DE ERRORES EN LOS DIAGRAMAS
Cuando se dibujan diagramas de flujo de datos se pueden cometer varios errores comunes como los siguientes:
1. Olvidar incluir un flujo de datos o apuntar con una flecha en la dirección incorrecta.
Un ejemplo es un proceso dibujado que muestra todos sus flujos de datos como entrada o salida. Cada proceso transforma datos y debe recibir una entrada y producir una salida.
5. Tome nota de cualquier área confusa en donde no esté seguro de lo que se debe incluir o de la entrada o la salida que se requiera. Al conocer las áreas problemáticas podrá realizar una lista de preguntas para las entrevistas de seguimiento con los usuarios clave.
CREACIÓN DE DIAGRAMAS HIJOS (NIVELES MÁS DETALLADOS)
El proceso del Diagrama 0 a partir del cual se realiza la ampliación se llama proceso padre, y el diagrama que se produce se llama diagrama hijo. La regla principal para crear diagramas hijos, el equilibrio vertical, estipula que un diagrama hijo no puede producir salida o no puede recibir entrada que el proceso padre no produzca o reciba también.
Los procesos se podrían ampliar o no ampliar, dependiendo de su nivel de complejidad. Cuando no se amplía un proceso, se dice que es funcionalmente primitivo y se llama proceso primitivo.
REVISIÓN DE ERRORES EN LOS DIAGRAMAS
Cuando se dibujan diagramas de flujo de datos se pueden cometer varios errores comunes como los siguientes:
1. Olvidar incluir un flujo de datos o apuntar con una flecha en la dirección incorrecta.
Un ejemplo es un proceso dibujado que muestra todos sus flujos de datos como entrada o salida. Cada proceso transforma datos y debe recibir una entrada y producir una salida.
2. Conectar directamente entre sí almacenes de datos y entidades externas. Los almacenes de datos y las entidades externas no se deben conectar entre sí; sólo se deben conectar con un proceso.
3. Asignar nombres incorrectos a los procesos o al flujo de datos. Revise el diagrama de flujo de datos para asegurar que cada objeto o flujo de datos tiene un nombre adecua-
4. Incluir más de nueve procesos en un diagrama de flujo de datos. La inclusión de demasiados procesos origina un diagrama confuso difícil de entender y obstaculiza la comunicación en lugar de facilitarla.
5. Omitir un flujo de datos. Examine su diagrama en busca de flujo lineal, es decir, flujo de datos en el cual cada proceso tiene sólo una entrada y una salida. El flujo de datos lineal no es muy común, excepto en los diagramas de flujo de datos hijos muy detallados.
6. Crear una separación (o ampliación) desequilibrada en los diagramas hijos. Cada diagrama hijo debe tener el mismo flujo de datos de entrada y salida que el proceso padre.
DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS LÓGICOS Y FÍSICOS
Los diagramas de flujo de datos se catalogan como lógicos o físicos.
Un diagrama de flujo de datos lógico se enfoca en el negocio y en el funcionamiento de éste. No se ocupa de la manera en que se construirá el sistema. Más bien, describe los eventos que ocurren en el negocio y los datos requeridos y producidos por cada evento.
Un diagrama de flujo de datos físico muestra cómo se implementará el sistema, incluyendo el hardware, el software, los archivos y las personas involucradas en el sistema.
En teoría, los sistemas se desarrollan mediante el análisis del sistema actual (DFD lógico actual) y después se agregan características que el nuevo sistema debe incluir (DFD lógico propuesto). Por último, se deben desarrollar los mejores métodos para implementar el nuevo sistema (DFD físico).
El desarrollo de un diagrama de flujo de datos lógico para el sistema actual ofrece un entendimiento claro de su funcionamiento, y por lo tanto un buen punto de partida para desarrollar el modelo lógico del mismo. Con frecuencia este paso, que requiere una considerable cantidad de tiempo, se omite para ir directamente al DFD lógico propuesto.
Una ventaja de construir el diagrama de flujo de datos lógico del sistema actual es que se puede usar para crear el diagrama de flujo de datos lógico del nuevo sistema. Además, el uso del modelo lógico del sistema actual como base para el sistema propuesto ofrece una transición gradual para el diseño del nuevo sistema. Una vez desarrollado el modelo lógico
DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS LÓGICOS
Para desarrollar un diagrama de este tipo, primero construya un diagrama de flujo de datos para el sistema actual. Hay varias ventajas al usar un modelo lógico, entre ellas:
1. Mejor comunicación con los usuarios.
2. Sistemas más estables.
3. Mejor entendimiento del negocio por parte de los analistas.
4. Flexibilidad y mantenimiento.
5. Eliminación de redundancias y creación más sencilla del modelo físico.
Es más fácil usar un modelo lógico al comunicarse con los usuarios del sistema porque se centra en las actividades del negocio. En consecuencia, los usuarios estarán familiarizados con las actividades principales y con muchos de los requerimientos de información de cada actividad.
DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS FÍSICOS
Después de desarrollar el modelo lógico del nuevo sistema, usted lo podría usar para crear un diagrama de flujo de datos físico. El diagrama de flujo de datos físico muestra cómo se creará el sistema, y generalmente contiene la mayoría. Así como los diagramas de flujo de datos lógicos tienen ciertas ventajas, los diagramas de flujo de datos físicos tienen otras, entre ellas:
1. Aclarar qué procesos son manuales y cuáles son automatizados.
2. Describir los procesos con mayor detalle los DFDs lógicos.
3. Distribuir en un orden particular los procesos que se deben realizar.
4. Identificar los almacenes de datos temporales.
5. Especificar los nombres reales de archivos y documentos impresos.
6. Agregar controles para asegurar que los procesos se realicen adecuadamente.
Modelación de eventos y diagramas de flujo de datos Los eventos propician que el sistema realice alguna actividad y actúan como detonadores del sistema. Un ejemplo de evento es el de un cliente que reserva un vuelo en la Web. Cada vez que se envía un formulario Web, se activan procesos, como validar y almacenar los datos, y dar formato y desplegar la siguiente página. Por lo general, los eventos se sintetizan en una tabla de respuestas de eventos.
PARTICIONAMIENTO COMPORTAMIENT0 DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
3. Asignar nombres incorrectos a los procesos o al flujo de datos. Revise el diagrama de flujo de datos para asegurar que cada objeto o flujo de datos tiene un nombre adecua-
4. Incluir más de nueve procesos en un diagrama de flujo de datos. La inclusión de demasiados procesos origina un diagrama confuso difícil de entender y obstaculiza la comunicación en lugar de facilitarla.
5. Omitir un flujo de datos. Examine su diagrama en busca de flujo lineal, es decir, flujo de datos en el cual cada proceso tiene sólo una entrada y una salida. El flujo de datos lineal no es muy común, excepto en los diagramas de flujo de datos hijos muy detallados.
6. Crear una separación (o ampliación) desequilibrada en los diagramas hijos. Cada diagrama hijo debe tener el mismo flujo de datos de entrada y salida que el proceso padre.
DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS LÓGICOS Y FÍSICOS
Los diagramas de flujo de datos se catalogan como lógicos o físicos.
Un diagrama de flujo de datos lógico se enfoca en el negocio y en el funcionamiento de éste. No se ocupa de la manera en que se construirá el sistema. Más bien, describe los eventos que ocurren en el negocio y los datos requeridos y producidos por cada evento.
Un diagrama de flujo de datos físico muestra cómo se implementará el sistema, incluyendo el hardware, el software, los archivos y las personas involucradas en el sistema.
En teoría, los sistemas se desarrollan mediante el análisis del sistema actual (DFD lógico actual) y después se agregan características que el nuevo sistema debe incluir (DFD lógico propuesto). Por último, se deben desarrollar los mejores métodos para implementar el nuevo sistema (DFD físico).
El desarrollo de un diagrama de flujo de datos lógico para el sistema actual ofrece un entendimiento claro de su funcionamiento, y por lo tanto un buen punto de partida para desarrollar el modelo lógico del mismo. Con frecuencia este paso, que requiere una considerable cantidad de tiempo, se omite para ir directamente al DFD lógico propuesto.
Una ventaja de construir el diagrama de flujo de datos lógico del sistema actual es que se puede usar para crear el diagrama de flujo de datos lógico del nuevo sistema. Además, el uso del modelo lógico del sistema actual como base para el sistema propuesto ofrece una transición gradual para el diseño del nuevo sistema. Una vez desarrollado el modelo lógico
DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS LÓGICOS
Para desarrollar un diagrama de este tipo, primero construya un diagrama de flujo de datos para el sistema actual. Hay varias ventajas al usar un modelo lógico, entre ellas:
1. Mejor comunicación con los usuarios.
2. Sistemas más estables.
3. Mejor entendimiento del negocio por parte de los analistas.
4. Flexibilidad y mantenimiento.
5. Eliminación de redundancias y creación más sencilla del modelo físico.
Es más fácil usar un modelo lógico al comunicarse con los usuarios del sistema porque se centra en las actividades del negocio. En consecuencia, los usuarios estarán familiarizados con las actividades principales y con muchos de los requerimientos de información de cada actividad.
DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS FÍSICOS
Después de desarrollar el modelo lógico del nuevo sistema, usted lo podría usar para crear un diagrama de flujo de datos físico. El diagrama de flujo de datos físico muestra cómo se creará el sistema, y generalmente contiene la mayoría. Así como los diagramas de flujo de datos lógicos tienen ciertas ventajas, los diagramas de flujo de datos físicos tienen otras, entre ellas:
1. Aclarar qué procesos son manuales y cuáles son automatizados.
2. Describir los procesos con mayor detalle los DFDs lógicos.
3. Distribuir en un orden particular los procesos que se deben realizar.
4. Identificar los almacenes de datos temporales.
5. Especificar los nombres reales de archivos y documentos impresos.
6. Agregar controles para asegurar que los procesos se realicen adecuadamente.
Modelación de eventos y diagramas de flujo de datos Los eventos propician que el sistema realice alguna actividad y actúan como detonadores del sistema. Un ejemplo de evento es el de un cliente que reserva un vuelo en la Web. Cada vez que se envía un formulario Web, se activan procesos, como validar y almacenar los datos, y dar formato y desplegar la siguiente página. Por lo general, los eventos se sintetizan en una tabla de respuestas de eventos.
PARTICIONAMIENTO COMPORTAMIENT0 DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
El particionamiento es el proceso de examinar un diagrama de flujo de datos y determinar cómo se debe dividir en colecciones de procedimientos manuales y colecciones de programas de cómputo. Analice cada proceso para determinar si debe ser un proceso manual o automatizado. Agrupe los procedimientos automatizados en una serie de programas de cómputo.
Existen seis razones para particionar diagramas de flujo de datos:
1. Diferentes grupos de usuarios. ¿Los procesos son realizados por varios grupos de usuarios diferentes, con frecuencia en distintas ubicaciones físicas de la compañía? Si es así, se deben particionar en diferentes programas de cómputo. Un ejemplo es la necesidad de procesar devoluciones de los clientes y pagos de los clientes en un almacén de departamentos.
2. Sincronización. Examine la sincronización de los procesos. Si dos procesos se realizan en diferentes momentos, no se pueden agrupar en un programa. Los aspectos de la sincronización también podrían involucrar qué cantidad de datos se presenta en un periodo determinado en una página Web.
3. Tareas similares. Si dos procesos ejecutan tareas similares, es posible agruparlos en un solo programa de cómputo.
4. Eficiencia. En un programa se podrían combinar varios procesos para realizar un procesamiento eficiente. Por ejemplo, si una serie de informes requieren utilizar los mismos archivos de entrada grandes, producirlos en conjunto podría ahorrar una cantidad considerable de tiempo de ejecución de la computadora.
5. Consistencia de los datos. Los procesos se podrían combinar en un solo programa para mantener la consistencia de los datos.
6. Seguridad. Los procesos se podrían particionar en diferentes programas por razones de seguridad.
Existen seis razones para particionar diagramas de flujo de datos:
1. Diferentes grupos de usuarios. ¿Los procesos son realizados por varios grupos de usuarios diferentes, con frecuencia en distintas ubicaciones físicas de la compañía? Si es así, se deben particionar en diferentes programas de cómputo. Un ejemplo es la necesidad de procesar devoluciones de los clientes y pagos de los clientes en un almacén de departamentos.
2. Sincronización. Examine la sincronización de los procesos. Si dos procesos se realizan en diferentes momentos, no se pueden agrupar en un programa. Los aspectos de la sincronización también podrían involucrar qué cantidad de datos se presenta en un periodo determinado en una página Web.
3. Tareas similares. Si dos procesos ejecutan tareas similares, es posible agruparlos en un solo programa de cómputo.
4. Eficiencia. En un programa se podrían combinar varios procesos para realizar un procesamiento eficiente. Por ejemplo, si una serie de informes requieren utilizar los mismos archivos de entrada grandes, producirlos en conjunto podría ahorrar una cantidad considerable de tiempo de ejecución de la computadora.
5. Consistencia de los datos. Los procesos se podrían combinar en un solo programa para mantener la consistencia de los datos.
6. Seguridad. Los procesos se podrían particionar en diferentes programas por razones de seguridad.
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